Safety Stock
In the actual production process, many companies may have faced this problem, that is, they cannot ship customers’ orders or produce planned quantities on time for various reasons, which leads to lost sales opportunities, imposition of delay penalties by customers, and may lose customers. One of the most important of these reasons is the suspension of production lines due to the unavailability of some materials. This is not because of incorrect calculations, but for other reasons. Because of these reasons, we need safety stock.
بعض الشركات أحيانا لاتستطيع شحن الطلبيات او انتاج الكميات المخطط انتاجها فى الموعد المحدد لأسباب متعددة مما يؤدى الى فقد فرصة بيعية أو فرض غرامات تأخير من قبل العملاء عليها أو فقدان العميل . أحد أهم هذه الأسباب هو ايقاف خطوط الانتاج لعدم توافر بعض الخامات المطلوبة للتشغيل ليس بسبب حسابها بطريقة غير صحيحة ولكن لأسباب أخرى هذه الأسباب هى التى أدت الى ضرورة وجود مخزون الأمان
What in this topic - محتوى هذا الموضوع
Definition of safety stock
Safety stock is an additional stock or reserve. In some cases or when demand increases unexpectedly, it needs to be stored in the warehouse as insurance. In this way, it allows you to continue working without stopping until you receive the next patch.
تعريف مخزون الأمان
مخزون الأمان أو مخزون السلامة: هو كمية مخزون اضافية يتطلب وجودها بالمستودع كتأمين لاستمرار العمل عند حدوث بعض الظروف لحين وصول التوريد التالي
Importance of safety stock
It helps eliminate the hassle of running out of stock and keeps production running uninterrupted, which has a great impact on:
- Revenue & profit
- Customers satisfaction
- Market share
- Efficiency
- Inventory management
أهمية مخزون الأمان
يساعد مخزون السلامة فى التغلب على مشكلة نفاد المخزون ويحافظ على استمرار الإنتاج دون توقف مما يكون له تأثير ايجابى على الاتى
(الدخل والربح – رضاء العميل – حصة البيع – الكفاءة – ادارة المخزون)
Why do you need safety stock?
Having safety stock in warehouses ensures safe and smooth operation, as well as avoiding problems caused by the following:
- Delivery delay due to
- Delay in making purchase order
- Problem with supplier during production
- Delays during transportation because of traffic or weather conditions
- Delay in clearance procedures
- Delays in payment or banking procedures
- The delivered raw materials do not match the required quality level
- Sudden rise in the prices of raw materials
- Governments impose certain restrictions or policies such as
- Stopping the production of some items that may affect the environment
- Determining working hours for some regions
- High demand for some items
- There is a mistake while calculating the required quantities
- Change in the exchange rate
- Suspending some competing companies or changing their activities
- Avoid the high cost of express shipping service
- Customer satisfaction by
- Keep orders shipped on time
Adjust the delivery date according to customer requirements and the need to increase production capacity
Providing raw materials to meet increased production capacity as a result of increased efficiency
- Suppliers ask for price increase
أسباب الاحتياج الى مخزون الأمان
ان وجود هذا المخزون فى المستودعات يضمن تشغيل امن وعدم حدوث المشاكل التى تنتج عن
تأخير التوريد نظرا لـ
تأخير اصدار أمر الشراء
حدوث مشكلة لدى المورد اثناء الانتاج
تأخير اثناء عملية النقل لظروف مرورية أو ظروف خاصة بالطقس
تأخير فى عملية التخليص
تأخير فى عملية التحويل والاجراءات البنكية
عدم تطابق المواد الخام الواردة لمستوى الجودة المطلوب
ارتفاع مفاجئ فى أسعار المواد الخام
فرض الحكومات قيود أو سياسات معينة مثل
ايقاف انتاج اصناف معينة من شأنها التأثير على البيئة
تحديد مواعيد العمل لبعض المناطق
ارتفاع الطلب على بعض الأصناف ووجود فرصة بيعية جيدة
وجود خطأ عند حساب الكميات المطلوبة
الاحتياج لزيادة الانتاج لاحتياج العميل تقديم ميعاد الشحن
التغير فى سعر الصرف
غلق بعض الشركات المنافسة أو تغير نشاطها
تجنب الشحن السريع وتكاليفه الباهظة
ارضاء العميل عن طريق
الحفاظ على شحن الطلبيات فى موعدها
تقديم موعد الشحن بعض الأحيان وفقا لطلب العميل وضرورة زيادة الطاقة الانتاجية
توفير خامات تغطى زيادة الطاقة الانتاجية نظرا لزيادة الكفاءة
طلب الموردين زيادة الأسعار
How to calculate safety stock?
There is more than one way to calculate the safety stock
2- Normal distribution formula with uncertainty about the demand
3- Normal distribution formula with uncertainty on the lead time
4- Normal distribution formula with uncertainty on-demand and independent lead-time (Independent)
5- Normal distribution formula with uncertainty on-demand and independent lead-time (Dependent)
Assuming the following data in our calculations
Method 1: Average – Max. Formula
This method is popular, because its main purpose is to average the maximum units we need at any given time.
Below are the variables that go into this formula:
§ Max. daily usage: the maximum number of units produce in one day
§ Max. lead time: the longest lead time for delivery
§ Avg. daily usage: the average number of units produce in one day
§ Avg. lead time: the average time taken to deliver
In our example, safety stock calculation is
Method 2: Normal distribution formula of demand uncertainty
This is an appropriate method, when the demand fluctuates, but the lead time is relatively stable.
Below are the variables that go into this formula:
§ Z: Service rate
§ Sigma demand: Usage standard deviation
§ L: Average lead-time
In our example, safety stock calculation is
Method 3: Normal distribution formula of lead time uncertainty
This is an appropriate method when only the lead-time is variable.
Below are the variables that go into this formula:
§ Z: Service rate
§ M sales: Average of usage
§ Sigma lead-time: Lead-time standard deviation
In our example, safety stock calculation is
Method 4: Normal distribution formula of demand uncertainty and independent lead time
This method is appropriate when there is uncertainty in both demands and lead times. Both are independent of each other.
Below are the variables that go into this formula:
§ Z: Service rate
§ L: Average lead time
§ Sigma demand: Usage standard deviation
§ M sales: Average of usage
§ L: Average lead time
§ Sigma lead time: Lead time standard deviation
In our example, safety stock calculation is
Method 5: Normal distribution formula of demand uncertainty and dependent lead time
This method is appropriate when there is a great deal of uncertainty. Meanwhile, the uncertainty of both lead time and sales are considered.
Below are the variables that go into this formula:
§ Z: Service rate
§ Sigma demand: Usage standard deviation
§ L: Average lead time
§ M sales: Average of usage
§ Sigma lead time: Lead time standard deviation
In our example, safety stock calculation is
How to choose the right formula?
The quality and quantity of data used in the calculation is more important than choosing the right formula. Therefore, we need to ensure that our data is reliable data.
Based on the company size, we can choose the suitable method as below
- Use method 1 “Average – Max. Formula” for companies with low sales.
- Use method 2 “Normal distribution formula of demand uncertainty” for companies with average sales. This is a good method when there are fluctuations in demand, but lead-time is relatively stable.
- Use method 4 “Normal distribution formula of demand uncertainty and independent lead time” for components experienced with a great deal of uncertainty. This is the best method in this case as considered both lead-time and sales uncertainty.
كيف يتم اختيار الطريقة الأنسب؟
تعد جودة وكمية البيانات المستخدمة في الحساب أكثر أهمية من اختيار الصيغة الصحيحة. لذلك من الضرورى التأكد من أن البيانات المستخدمة فى الحساب هي بيانات دقيقة وموثوقة
بناءً على حجم الشركة يمكننا اختيار الطريقة المناسبة كالتالي
استخدام الطريقة رقم 1 ” المتوسط والحد الأقصى ” للشركات ذات المبيعات المنخفضة
استخدام الطريقة رقم 2 ” صيغة التوزيع العادية مع عدم اليقين بشأن الطلب ” للشركات ذات المبيعات المتوسطة. هذه الطريقة هى الأنسب عندها يكون هناك تقلب فى الطلب ولكن الوقت المطلوب للتوريد مستقر نسبيا
استخدام الطريقة رقم 4 ” التوزيع الطبيعي مع عدم اليقين بشأن الطلب والمهلة المستقلة ” للشركات ذات المبيعات المنخفضة. هذه هى الطريقة الأنسب فى هذه الحالة لأنها تأخذ فى الاعتبار عدم اليقين لكلا من الوقت المطلوب للتوريد والكميات المستخدمة
Service rate (Safety factor)
This is a factor we take into consideration when calculating the safety stock. This means determining the correct level of service for a given situation by balancing inventory costs and stock-out costs.
It is necessary to determine the optimal amount of safety stock for each product, and it is necessary to balance the risk and stock-out costs with the risk and cost of excessive safety stock.
Coefficient Service Formula
Coefficient Service = NORM.S.INV(Service Rate)
عامل الأمان
هذا العامل يتم أخذه في الاعتبار عند حساب مخزون الأمان. وهذا يعني تحديد مستوى الخدمة الصحيح لحالة معينة من خلال عمل موازنة بين تكلفة التخزين والمخاطر والتكاليف الناتجة عن نفاذ المخزون
من الضروري تحديد المقدار الأمثل لمخزون الأمان لكل منتج وتحقيق التوازن بين مخاطر وتكاليف نفاد المخزون مقارنة بمخاطر وتكاليف وجود الكثير من مخزون الأمان.
Safety stock risk
Safety stock has a direct influence on the following aspects, so it should be calculated well
- Loss of income
- Loss in gross profit
- Lose of customers
- Low market share
- Poor efficiency
مخاطر مخزون الآمان
ان مخزون الامان له تأثير مباشر على الاتى لذلك يجب أن يتم حسابة بطريقة صحيحة
خسارة في الدخل
خسارة في إجمالي الربح
فقدان العملاء
حصة سوقية منخفضة
ضعف الكفاءة
Conclusion
Safety stock is an important part of the business cycle. Due to its direct impact on cost, profit and other aspects, it must be carefully considered and determined.
الخلاصة
يعد مخزون السلامة جزءًا مهمًا من دورة العمل ويجب دراسته بعناية وتحديده نظرًا لتأثيره المباشر على التكلفة والربح وغير ذلك